«Нам нужна интеграция с 1С». Что заказчики понимают под этим неправильно
«Нам нужна интеграция с 1С» - фраза, которая звучит почти в каждом втором разговоре о внедрении. И почти каждый раз за ней стоит что-то своё.
Один имеет в виду, чтобы счёт из CRM выставлялся в 1С. Второй - чтобы менеджер видел остатки на складе. Третий - чтобы в сделке было видно, оплатил клиент или нет. Четвёртый - чтобы не заводить контрагента дважды. Это четыре разные работы с разной сложностью и разной ценой.
Поэтому разговор про интеграцию надо начинать не с вопроса «умеете ли вы с 1С», а с вопроса «какие данные и в какую сторону».
Три группы данных, и они ведут себя по-разному
Справочники. Номенклатура, контрагенты, цены, склады. Это то, что существует независимо от сделок и должно совпадать в обеих системах.
Документы. Счёт, реализация, заказ покупателя, акт. Здесь появляется вопрос, в какой системе документ рождается и где живёт его номер.
Деньги. Оплаты, задолженность, отсрочка. Самое востребованное и одновременно самое простое направление.
Смешивать эти три группы в одном запросе «сделайте обмен» нельзя: у каждой своя логика и своя цена.
Главный вопрос: кто хозяин данных
Для каждого поля надо один раз решить, какая система главная. Не «пусть меняется и там и там», а именно главная.
Обычная рабочая раскладка выглядит так.
Номенклатура и цены - хозяин 1С. Там они ведутся, оттуда едут в CRM только на чтение. Менеджер в CRM не должен иметь возможности создать новую позицию номенклатуры, иначе через полгода в справочнике будет три «отвода 90 градусов» с разными названиями.
Клиенты и сделки - хозяин CRM. Контрагент заводится в CRM, в 1С уезжает при появлении первого документа. Обратное направление, когда контрагентов ведут в 1С, заканчивается тем, что в CRM их заводит бухгалтерия, а менеджеры работают с копиями.
Оплаты и задолженность - хозяин 1С. В CRM приходят только на чтение, но именно они чаще всего и нужны: менеджер видит, оплачен ли счёт, не дёргая бухгалтера.
«Двусторонний обмен всего со всем» - самая дорогая фраза в ТЗ
Она звучит логично и безобидно, и именно она удваивает смету.
Двусторонний обмен означает, что одно и то же поле можно изменить в двух местах. Значит, нужны правила разрешения конфликтов: кто победил, если цену поменяли и там и там за одну минуту, что делать, если запись удалили в одной системе и отредактировали в другой, как восстанавливаться после сбоя связи.
Это не невозможно, это просто дорого и хрупко. И, что важнее, почти никогда не нужно. В подавляющем большинстве случаев для каждого поля есть естественный хозяин, и одностороннее движение закрывает задачу целиком.
Поэтому первое, что я прошу сделать заказчика до всякой сметы: взять лист и выписать поля с указанием направления стрелки. Обычно после этого половина «двустороннего обмена» отваливается сама.
Где смета вырастает вдвое
Три места, и все три выясняются не сразу.
Доработанная конфигурация. Типовая 1С обменивается по отработанным сценариям. Конфигурация, которую пять лет дописывал свой программист, - это отдельная система, и под неё всё пишется заново. Вопрос, который стоит задать своему бухгалтеру до разговора с интегратором: типовая у нас конфигурация или доработанная.
Версия и способ размещения. Восьмёрка в облаке, восьмёрка на своём сервере, семёрка, которую до сих пор используют, - это разные истории по доступу и по скорости.
Кто отвечает за сторону 1С. Интегратор CRM обычно не имеет доступа в вашу 1С и не должен его иметь. Нужен ваш программист или обслуживающая компания, и их время тоже стоит денег. Если этого человека нет, проект встаёт: со стороны CRM всё готово, а принять данные некому.
Последнее - самая частая причина, по которой интеграция с 1С растягивается на месяцы. Не сложность, а отсутствие ответственного с той стороны.
Что на самом деле нужно большинству
По моему опыту, восьми компаниям из десяти достаточно двух вещей.
Первое: счёт, выставленный из CRM, появляется в 1С - или наоборот, номенклатура и цены из 1С доступны в CRM, чтобы счёт собирался правильно.
Второе: отметка об оплате возвращается в сделку, и менеджер видит её сам.
Всё. Ни остатков в реальном времени, ни двустороннего обмена справочниками, ни синхронизации документов по всем видам. Эти два обмена закрывают главную боль - менеджер перестаёт бегать к бухгалтеру с вопросом «оплатили?», а бухгалтер перестаёт получать счета в мессенджере.
Остальное добавляется потом, по мере появления реальной потребности, и почти всегда оказывается, что потребности нет.
Про остатки отдельно
«Хотим видеть остатки склада в CRM» - запрос популярный и часто вредный.
Остаток - величина, которая меняется каждую минуту. Если он показывается в CRM с задержкой обмена, менеджер видит неправду и обещает клиенту то, чего нет. Это хуже, чем не видеть остатки вообще: во втором случае он уточнит у склада, в первом - будет уверен.
Если остатки нужны действительно, их делают по запросу в момент открытия карточки, а не периодическим обменом. Это дороже и это правильно. А если такой бюджет не закладывается, честнее оставить менеджеру кнопку «уточнить на складе».
С чего начать
Не с выбора подрядчика и не со сметы. С листа бумаги.
Выпишите данные, которые вы хотите видеть по обе стороны. Напротив каждого поставьте стрелку: из 1С в CRM, из CRM в 1С. Там, где рука тянется поставить стрелку в обе стороны, остановитесь и решите, кто хозяин.
С этим листом разговор с интегратором занимает полчаса вместо трёх встреч, а смета получается той, которая не вырастет вдвое на второй неделе.
Помогаю составить такой лист по конкретной компании - до того, как считать смету, в своём канале в MAX. Там же чек-лист из 12 точек, где бизнес теряет заявки. Подписывайтесь: https://max.ru/channel_axiomacrm
А в комментариях расскажите: что у вас должно ехать из 1С в CRM, а что обратно? И есть ли поля, где вы не можете решить, кто главный?